Um dos maiores desafios de muitos profissionais e equipes para alcançar a alta performance é a otimização de tempo. Você já sentiu essa dificuldade impactar seu desempenho?
Muitos fatores podem colaborar para que a entrega não atenda às expectativas desejadas. Por exemplo, uma cultura organizacional fraca, desmotivação profissional ou até mesmo questões de ordem pessoal.
A boa notícia é que dar a volta por cima é uma possibilidade real e não precisa ser uma tarefa complicada. Existem processos e soluções que podem reverter o quadro. Claro que, quando pensamos em pessoas, há sempre a possibilidade de falha, mas como líderes e liderados em ambiente laboral, a expectativa de superação deve ser um objetivo constante nos lembretes diários para a otimização de processos.
Neste artigo, listo técnicas de organização de fluxo de trabalho para equipes das quais já ouvi falar em pesquisas e leituras sobre liderança e cultura, algumas das quais já testei e apliquei com meu time direto aqui na Yellow Kite. Continue lendo para entender de quais formas você pode administrar melhor o tempo.
Escute seus colegas
Não há fórmula mágica, entretanto, se algo pode se aproximar dessa solução milagrosa, é a prática da escuta ativa. Assim como você dá ouvidos ao cliente, experimente dedicar atenção àqueles que estão ao seu lado, trabalhando em parceria.
Empresas com cultura que incentiva feedbacks geralmente saem na frente e obtêm sucesso (em todas as áreas!). Entender quais as verdadeiras dores – e também as principais comemorações de cada um – vai auxiliar no despertar de um alcance mais assertivo das necessidades individuais e coletivas.
Praticar a empatia também ganha espaço aqui. Desapegue do ego e se coloque no lugar do outro: o que não faz sentido para você do ponto de vista em que está, certamente faz para quem o propõe, esteja este acima ou abaixo na organização hierárquica da equipe.
Se você é do tipo que observa, como eu, aproveite a oportunidade para validar suspeitas e organizar o fluxo de trabalho com base no que coletou. Pode ter certeza que bons resultados sairão daí.
Adote calendários sistêmicos
Quando a otimização de tempo ainda atinge poucos colaboradores – entre 1 e 3 profissionais -, recomendo a adoção de calendários sistêmicos. Isso porque, se a maior parte da equipe já performa bem, não há motivos para reinventar a roda, concorda?
Nesse método, é possível apresentar uma visualização geral das demandas em determinado período – semanal, geralmente. Como uma agenda, mas em formato amplo.
Assim, basta propor que a duração prevista para cada atividade seja incluída no documento, considerando ainda o prazo de entrega. Por isso, é importante também deixar lacunas, horários vazios na agenda do dia, para que imprevistos sejam supridos sem prejuízos à programação.
Outro formato sugere a divisão das tarefas pelos próximos três dias úteis. Reserve um espaço para anotar as demandas de entrega mais distantes e não esquecê-las. Funciona semelhante ao modelo acima, mas aqui você precisa listar primeiro quais são todas as atividades previstas e dividi-las por dia de acordo com a prioridade.
Agora, se o que busca é gerenciar um grupo maior de funcionários, descubra a seguir alternativas que contemplam times inteiros.
Conheça o scrum
Para quem busca otimizar a produtividade de equipes completas, porém enxutas, o Scrum é uma excelente técnica.
Considerada uma solução de metodologia ágil, ela consiste num gerenciamento do fluxo de trabalho que privilegia a execução das características de maior valor do projeto em ordem metódica, em ciclos pré-determinados. Se algo precisa de correção, o ajuste é feito de forma imediata, durante, e só então o processo é continuado.
Para o melhor funcionamento do Scrum, é fundamental um bom entendimento de suas características. Nada de outro mundo, eu prometo! Mas deixo aqui a sugestão de leitura de “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho em metade do tempo”, de Jeff Sutherland, criador do método.
Organize tarefas pelo kanban
Você provavelmente conhece cada etapa do processo de trabalho da equipe que participa, e se discorda da afirmação anterior, está na hora de corrigir isso. Ter mapeado o fluxo de entregas ajuda na proatividade, determina a função que cada membro desempenha e as relações de interdependência.
Imagine que sua parte no projeto deriva da produção de um colega. Ou seja, você só pode assumir a função que lhe é atribuída após conclusão da etapa anterior. Quem utiliza o Kanban encontra a disposição visual da movimentação geral de cada tarefa e pode administrar as etapas em tempo real.
Cabe à liderança acompanhar o ritmo de produção e se certificar de unir esforços em prol da entrega do projeto em tempo hábil.
Para facilitar ainda mais nossa vida, algumas ferramentas de gerenciamento de tarefas atendem bem a demanda de painéis visuais. Leia abaixo para saber quais são.
Use as ferramentas digitais
A lista de plataformas que otimizam o trabalho em equipe e aceleram a movimentação de etapas de um projeto não é restrita. Há possibilidades para todos os orçamentos, com dinâmicas e finalidades diversas.
Os mais famosos do mercado brasileiro são Trello, Operand, Asana e RunRun.it. Ao longo dos anos, já testamos todos nas equipes da Yellow Kite. Para nosso atual momento, o RunRun.it é o que melhor nos atende, com auxílio do Trello em alguns projetos compartilhados com equipes externas.
Vale a pena testar para entender qual dessas soluções entrega a melhor aplicabilidade à configuração de trabalho de cada time.
Busque leituras complementares
Gerir projetos e equipes pode ser desafiador, mas traz recompensas que ultrapassam as expectativas. Um exercício com grande eficácia está em não se limitar ao palpável, mesmo que não se possa literalmente tocar.
Experimente, proponha ideias e ative a percepção de urgência também em seu time. A inclusão é o segredo para desenvolver a alta performance, então permita que seja um processo colaborativo.
Alguns livros que indico para reforçar sua mentalidade nesse aspecto são: “Empatia assertiva: como ser um líder incisivo sem perder a humanidade”, de Kim Scott; “O jogo infinito”, de Simon Sinek; e “Gente de resultados: manual prático para formar e liderar equipes enxutas de alta performance”, de Eduardo Ferraz.
E aí, conseguiu encontrar um direcionamento para solucionar sua dor de organização de fluxos de trabalho? Continue de olho aqui no blog da Yellow Kite para saber outras dicas e estratégias sobre essa temática.
